每年的第四季，很多公司都會忙著進行績效評估。其實，每年進行一次評估，並不太足夠。主管應該時常與員工討論他們的日常表現：找出優點、讚賞優秀的表現、指出缺點、引導某些特定的行為表現，並給予諮商。主管可利用員工的個人發展計畫作為討論的依據，並根據員工的進步情況與面臨的問題，隨時調整發展計劃。
哈佛商學院教授希爾（Linda Hill）和資深經理人萊巴克（Kent Lineback），在著作「當你成為主管」（Being the Boss）一書中指出，在進行績效評估時，應牢記幾項原則：
首先，永遠要以團隊為前提（團隊的目標、策略與計畫），來和員工討論績效。不只要和員工討論工作的結果，還要討論做事的方法，也就是他們是否有能力與意願在團隊中工作。有時，儘管團隊的整體表現不佳，主管仍然要肯定員工的個人優異表現。但不要讓員工誤以為，他可以只追求個人的成就，而不顧團隊的成敗。
請記住：績效討論的唯一目的，是改善員工的未來表現。對於過去的表現，要適可而止，只要討論到有助於提升未來績效的部分就好。最重要的是，不要藉著績效評估的機會，對員工過去的不佳表現，發洩自己的不滿情緒。請把個人的情緒放下，以尊重與坦誠的態度，讓員工清楚知道自己的行為表現，帶來了什麼樣的結果。不要輕易動怒。同時，在給予回饋時：
□不只討論負面的行為，也要提及正面的行為。
□為員工的正面與負面行為，舉出具體明確的新近例子。
□描述行為，而不是予以評價、總結與批判。
□對事不對人。
□不只說還要聽，雙向溝通。
□避免批評員工的個人特質（「你不夠果決！」），此舉有害無益。
□在績效討論結束前，一定要討論出員工接下來該做的事：也就是訂下行動計畫，幫助員工加強優點，並克服缺點。
正確的表達方式
要有心理準備，進行績效討論時，可能會出現雙方意見不一致的情況。當員工不同意你評估的結果時，請就評估項目、數據資料與具體的例子來討論。不要針對個人。你要做的是討論，而不是爭論。假如雙方無法達成共識，那麼就一同討論，要如何注意往後是否有這種問題行為的出現。當你發現問題行為再次出現時，盡快與員工進行會談。
對於負面的回饋，不要因為擔心會起衝突或令對方難堪，而遲遲不敢開口。主管要及時將員工的缺點告知本人，予以指導，並給予改進的機會。不要在平時放任其行為，然後突然予以懲處或解雇，這對員工是不公平的。
作為主管，要解雇部屬是最困難的一件事，但也是不可避免的事。在處理時，請以小心謹慎與關懷的態度，運用適當的技巧來進行。最令主管掙扎的部分，是員工未來的生計問題。對員工來說，被公司解雇不僅僅是人生中一件不如意的事，還可能會傷及自尊，傷害範圍包括職場、家庭與社交等層面。員工的配偶與子女也會受到直接的衝擊。
在解雇員工前，許多主管會徹夜難眠，反覆思索自己該怎麼做。到了要與員工溝通的時候，主管通常已經花了許多時間在這名員工身上，在心中進行過無數次的對話，而且於公於私對於此員工都已有深入的了解。許多主管會認為解雇部屬這件事，是個人的失敗，尤其是當這名員工是自己錄取的時候。
這些掙扎與情緒都是正常的，而且是同情心的表現。但是主管不可因此怯步，表現不佳的員工就是不能留在團隊中。
決定前，先想想
當你必須處理員工表現不佳的情況時，請思考以下幾個問題：
□你是否試圖了解員工表現不佳的原因（有時問題不是出在員工本身）？
我們往往會假設，員工若表現不佳，問題一定出在員工身上。也許是他們失去了工作的動力，或缺乏工作所需的知識與技能。然而，問題有可能來自其他的原因。有些職位的設計可能有問題。請研究一下這個職位的工作內容是什麼。有時候，在考量現實狀況後，你會發現有些工作簡直就是不可能的任務。又或者，職位本身沒問題，但問題出在工作內容與員工的契合度不夠。例如，這個職位無法讓員工發揮所長，或是要求員工做他不喜歡的事。在這種情況下，你可以考慮調整工作內容，或是把這位員工調任到其他更合適的職位上。
□你是否在無意中讓員工走上不歸路？
你是否讓員工清楚了解，他應負責的工作內容是什麼，並告知他，你對他的要求是什麼？還是你曾讓他對工作產生誤解，或不知道該怎麼辦？
□你是否讓員工知道自己的表現不佳，並協助他改善？
假如某位員工的表現出問題，他有權利知道自己的工作可能不保，也有權利得到改善的機會，以及來自主管的幫助。不要在確定要解雇員工後，才告知他，他的表現有問題。
□當你必須解雇員工時，你是否盡力維護他的尊嚴？
有些主管為了要將解雇員工的行為合理化，於是將員工醜化。例如，有一位主管把自己要解雇的員工描述為「毫無能力，一點優點也沒有」。但旁人都知道，這種說法太極端，而且有失公平。結果，這位主管的自保言論反而損害了大家對他的看法。
作為主管，你應該隨時檢視自己的內心掙扎與情緒（「我是一個好人，卻被迫要做解雇員工這種壞事」）。成熟的情緒管理可以幫助你，以平和的方式解雇員工，同時讓員工保有尊嚴。此外，你也應該盡力為員工爭取應有的福利（例如離職金），並給予鼓勵與支持。
你是一個好的主管嗎？有時，從你如何處理績效不佳的員工，才能看出真正的答案。
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